Over Portaal 2100
Pro VVE Beheer heeft jarenlange ervaring met het verrichten van alle voorkomende werkzaamheden op het gebied van VvE Management, of het nu als administratief/technisch beheerder of als bestuurder van de VvE is.
In de dagelijkse praktijk is ondersteuning middels een goed softwarepakket en verregaande digitalisering van documenten onontbeerlijk. Twee zaken waaraan Pro VVE Beheer al sinds jaar en dag werkt. Enerzijds door het constant door-ontwikkelen van het eigen softwarepakket VVE2100 en anderzijds door het steeds weer opnieuw implementeren van nieuwe ontwikkelingen bij het digitaliseren van documenten. Uiteraard worden daarbij de bepalingen zoals die zijn opgenomen in de Wet Bescherming Persoonsgegevens volledig in acht genomen en is ook de beveiliging een zwaarwegend onderwerp.
Teneinde zowel bestuursleden als “gewone” leden van de bij Pro VVE Beheer aangesloten VvE’s te laten profiteren van de verregaande graad van automatisering, is Pro VVE Beheer Portaal 2100 ontwikkeld.
Wat is Pro VVE Beheer Portaal 2100?
Pro VVE Beheer Portaal 2100 is een beveiligde website waarop u, vanaf iedere locatie, 24 uur per dag en 7 dagen per week toegang heeft tot een groeiende hoeveelheid gegevens en documenten van uw VvE. Of het nu een overzicht van de door u betaalde bijdrage betreft, of een alleen voor bestuursleden beschikbaar overzicht van de financiële positie van de VvE, de informatie is in een handomdraai beschikbaar.
Wat heb ik nodig om gebruik te kunnen maken van Pro VVE Beheer Portaal 2100?
Uiteraard dient uw VvE aangesloten te zijn bij Pro VVE Beheer. Daarnaast volstaat het om een mobiele telefoon, een computer met een webbrowser (Windows, Apple OSX, Linux, Google Chrome, iPad of Android) en een internet verbinding te hebben. Zodra uw VvE in het Pro VVE Beheer Portaal 2100 voor u toegankelijk is gemaakt, is het voor de leden/bestuursleden mogelijk om in te loggen op Pro VVE Beheer Portaal 2100.
Heb ik alleen toegang tot Pro VVE Beheer Portaal 2100 of kan ik anderen machtigen om ook in het portaal te kunnen?
U kunt anderen (uw zaakwaarnemer, zoon/dochter, boekhouder of medewerker van uw bedrijf) toegang verlenen tot uw gegevens in Pro VVE Beheer Portaal 2100. U beheert zelf de machtigingen! Een unieke feature die u in staat stelt om informatie te delen met degenen die voor u belangrijk zijn.
Hoe veilig is Pro VVE Beheer Portaal 2100?
Natuurlijk is de beveiliging van uw gegevens van groot belang. De verbinding met het Portaal is beveiligd (https). Toegang tot het portaal is alleen mogelijk met uw eigen wachtwoord èn een uniek wachtwoord dat bij iedere aanmelding per SMS wordt toegezonden. Privacygevoelige gegevens worden versleuteld opgeslagen of bewaard op systemen die niet direct vanaf het internet toegankelijk zijn.
Zodra u wilt inloggen, ontvangt u op uw mobiele telefoon per SMS een eenmalig wachtwoord, een zogenaamde OTP code. Zonder dit wachtwoord kan een onbevoegde persoon niet inloggen. Dit systeem is vergelijkbaar met de TAN-code die banken zoals ING gebruiken bij internetbankieren.
Toegang tot alle VvE documenten in een handomdraai.
In een handomdraai zijn alle documenten van uw VvE beschikbaar. Of het nu oude notulen betreft, een afschrift van de akte van splitsing of het huishoudelijk reglement, Pro VVE Beheer Portaal 2100 geeft inzage. Ook indien u lid van meerdere VvE’s bent, is het eenvoudig om –in één overzicht- de gewenste documenten en overzichten op te vragen.
Nadat u documenten en/of overzichten heeft opgevraagd, zet Pro VVE Beheer Portaal 2100 de gevraagde stukken in uw eigen “online inbox” op het portaal. Vanuit deze “inbox” kunnen de documenten vervolgens als .pdf-bestand worden gedownload op uw eigen computer, klaar voor gebruik.
Een geavanceerde rechtenstructuur: regels “wie mag wat zien”
Pro VVE Beheer Portaal 2100 is een onuitputtelijke bron van informatie over uw VvE. Uiteraard hoort daar een uitgebreide rechtenstructuur bij. Deze structuur is zodanig opgebouwd dat bijvoorbeeld een lid van de kascommissie –naast persoonlijke gegevens zoals een actueel rekeningoverzicht van de te betalen bijdrage- “ambtshalve” ook toegang heeft tot een op de functie afgestemde set financiële gegevens. Zo beschikt een bestuurslid dus over meer specifieke informatie dan de leden.
Feedback door de leden van de VvE’s: gebruikersplatform Pro VVE Beheer Portaal 2100
Pro VVE Beheer Portaal 2100 is maatwerk, geheel in eigen beheer ontwikkeld. In het pakket zit een schat aan ervaring verwerkt. Teneinde gehoor te kunnen geven aan de wensen van de gebruikers van het portaal, is het gebruikersplatform Pro VVE Beheer Portaal 2100 opgericht.
Een platform waar gebruikers gezamenlijk, en met Pro VVE Beheer, kunnen sparren over nieuwe ideeën, functionaliteiten en verbeterpunten. Het gaat dan om suggesties die voor (bijna) alle leden van VvE’s van toepassing zijn. Bij de introductie van het portaal is een aantal specifieke leden (afkomstig uit een aantal uiteenlopende en representatieve VvE’s) verzocht om aan het platform deel te nemen.
De praktijk
Onderstaand treft u enkele voorbeelden aan van de wijze waarop Pro VVE Beheer Portaal 2100 u in de gelegenheid stelt om op snelle en inzichtelijke wijze informatie te krijgen over de VvE/VvE’s waarvan u lid bent.
Home
Een overzichtelijke homepage vormt uw vertrekpunt. U heeft vanaf de homepage toegang tot alle voor u beschikbare gegevens, of het nu instellingen betreft of de VvE/VvE’s waarvan u lid bent.
Overzicht per VvE
Zodra u voor een specifieke VvE gekozen heeft, beschikt u direct over een overzicht van relevante informatie. U heeft onder meer toegang tot de begroting en bijbehorende verdeling, tot informatie over de door de VvE afgesloten verzekeringen en tot uw eigen rekeningoverzicht. Dit overzicht omvat de stand van zaken van de door u betaalde/verschuldigde betaling aan de VvE.
Bellen met het Financieel Callcenter is dus niet meer nodig! Uiteraard staat het Callcenter nog steeds tot uw beschikking indien u met een medewerker wilt spreken over bijvoorbeeld een betalingsachterstand.
“Kunt u mij de laatst vastgestelde begroting toesturen?”
Een vaak gestelde vraag aan de medewerkers van het Financieel Callcenter.
In Pro VVE Beheer Portaal 2100 kunt u de gegevens direct inzien of eenvoudig als pdf-bestand voor download klaar laten zetten.
“Hoeveel zit er in de reserve van de VvE?”
Spaart de VvE voldoende?
Kan er komend jaar geschilderd worden?
Kan het dak vervangen worden en moeten we daar een extra bijdrage voor betalen?
Vragen die dagelijks aan de orde zijn. In Pro VVE Beheer Portaal 2100 zijn de reserves van de VvE overzichtelijk in kaart gebracht.
Toegang door andere gebruikers
U kunt anderen toegang verlenen tot uw gegevens in Pro VVE Beheer Portaal 2100, of het nu uw zaakwaarnemer, zoon/dochter, boekhouder of medewerker van uw bedrijf betreft!
U beheert zelf de machtigingen!
Uw boekhouder maakt bijvoorbeeld een account in het Pro VVE Beheer Portaal 2100 aan, u geeft vervolgens uw boekhouder toegang tot uw gegevens. U kunt deze toegang vanzelfsprekend ook weer ongedaan maken. Ieder keer als uw boekhouder vervolgens inlogt, ontvangt hij op zijn mobiele telefoon per SMS het benodigde eenmalig wachtwoord, de OTP code. Een unieke feature die u in staat stelt om informatie te delen met degenen die voor u belangrijk zijn.