15 juni 2018

Pro VVE Beheer verwerkt en bewaart persoonsgegevens ten behoeve van dienstverlening aan of voor Verenigingen van Eigenaars, op basis van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Persoonsgegevens worden niet verzameld voor profilering of marketingcampagnes.

VvE-administratie

Persoonsgegevens in de administratie van door Pro VVE Beheer beheerde VvE’s worden verwerkt in overeenstemming met akte, wet en regelgeving. Zij worden gedurende zeven jaar bewaard na het vervallen van een relatie tussen de persoon en de VvE en/of Pro VVE Beheer, tenzij een rechtsgeldige grondslag een andere termijn rechtvaardigt.

Websites

Portaalgebruikers

Pro VVE Beheer B.V. verzamelt geen persoonlijke gegevens van de gebruikers van haar websites, tenzij de gebruiker er uitdrukkelijk voor kiest om die gegevens te verstrekken door een formulier in te vullen of een gebruikersaccount aan te maken. Ongebruikt blijft een dergelijk account twee jaar na het laatste gebruik bestaan, tenzij de gebruiker het account eerder opheft. Wordt het account gekoppeld ten behoeve van inzage in VvE-gegevens, dan blijft het account bestaan tot twee jaar na het vervallen van die koppeling. Wordt het account gebruikt voor het doorgeven van wijzigingen in de VvE-administratie, dan worden de accountgegevens in de VvE-administratie opgenomen en bewaard conform de termijnen die daarvoor genoemd staan.

Van een opgeheven gebruikersaccount blijven de contactgegevens nog enige tijd in logs bewaard ten behoeve van het voorkomen, vaststellen of bestrijden van (programmeer)fouten of misbruik van de website.

Onderling contact

De portaalwebsite biedt gebruikers de mogelijkheid contact te leggen met andere gebruikers door hen op de website als bekende of gemachtigde aan te merken. Dat is alleen mogelijk als beide gebruikers daartoe expliciet instemming geven door met dat doel op de website een unieke code aan te vragen en/of in te voeren. Sommige persoonsgegevens, waaronder, in ieder geval, naam, gebruikersnaam en emailadres van deze gebruikers zijn dan onderling zichtbaar. De zo tot stand gekomen relatie kan door ieder van de gebruikers altijd eenzijdig worden beëindigd.

Cookies

De websites van Pro VVE Beheer maken slechts gebruik van zogenaamde "functionele cookies" die strikt nodig zijn om de website te laten functioneren.

Logs

Om technische redenen houdt Pro VVE Beheer logs bij van het gebruik van de websites, waarin uw IP-adres kan zijn opgenomen, ook als u niet ingelogd bent. Deze logs dienen slechts tot het verbeteren van de website en/of het voorkomen, vaststellen of bestrijden van (programmeer)fouten of misbruik van de website. Deze logs worden gedurende maximaal een half jaar bewaard.

Beveiliging

Pro VVE Beheer heeft een groot aantal maatregelen genomen om uw gegevens veilig te bewaren. De belangrijkste daarvan zijn:

• Persoonlijke gegevens worden versleuteld opgeslagen, of bewaard op systemen die niet direct vanaf het internet toegankelijk zijn.
• Toegang met eenmaal aangemaakte accounts is alleen mogelijk met een wachtwoord en een unieke code die Pro VVE Beheer bij het inloggen naar uw telefoon stuurt.
• Toegang tot verenigingsgegevens is alleen mogelijk nadat de betrokken eigenaar of functionaris daartoe toestemming heeft gegeven door een unieke code in te voeren die naar het bij Pro VVE Beheer bekende correspondentieadres gestuurd is.
• Machtigingen worden met een unieke code bevestigd door de machtiger en de gemachtigde voordat zij tot stand komen.

Ook u levert een belangrijke bijdrage aan de veiligheid van deze gegevens. Virusinfecties of trojanen op uw apparatuur vormen een reëel vertrouwelijkheidsrisico voor de gegevens die u kunt benaderen. Om hiermee samenhangende risico's te beperken, stuurt Pro VVE Beheer de belangrijkste bevestigingscodes per brief.

Houd uw software altijd up-to-date, zorg voor een afdoende virusscanner en wees voorzichtig met surfen, e-mail en het openen van bestanden van anderen.

Verstrekking aan derden

Wij mogen derden inschakelen die onder ons toezicht bepaalde in deze privacyverklaring genoemde verwerkingen van persoonsgegevens uitvoeren, zogenaamde “verwerkers”. Deze verwerkers handelen steeds onder onze verantwoordelijkheid en mogen geen eigen verwerkingen op de persoonsgegevens uitvoeren.

Als de ons opgedragen werkzaamheden dat vereisen, wisselen wij gegevens uit met zelfstandig verantwoordelijke derden die taken voor de opdrachtgever verrichten (bijvoorbeeld: een bank of incassokantoor waarvan diensten door de opdrachtgever worden afgenomen). Omdat deze partijen een eigen verantwoordelijkheid hebben voor de omgang met persoonsgegevens, is daarvoor niet deze, maar hun eigen privacyverklaring van toepassing.

Inzage en wijziging van uw gegevens

Als u vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens op onze website of stuur een bericht naar portaal@provvebeheer.nl.

U hebt de volgende rechten:

• Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen.
• Inzage in en overdracht van de persoonsgegevens die we hebben.
• Het laten corrigeren van fouten.
• Het laten verwijderen van uw persoonsgegevens voor zover het verwerken van de gegevens geen rechtsgeldige grondslag meer heeft.
• Het intrekken van toestemming.
• Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik.

Geef altijd duidelijk aan wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.

Wijzigen privacyverklaring

Wij mogen deze privacyverklaring op ieder moment wijzigen. Doordat de privacy- en cookiewetgeving van tijd tot tijd wordt aangepast kan ook deze privacy- en cookieverklaring aangepast worden. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn.

Klacht indienen

Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Op https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl leest u hoe u een klacht moet indienen.

Verantwoordelijke

Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

Pro VVE Beheer B.V., eventueel optredend namens een beheerde Vereniging van Eigenaars
Ampèrelaan 4, 2289 CD Rijswijk
Telefoon: 070 390 50 51
KvK: 34162835

Vragen over gegevensbescherming: portaal@provvebeheer.nl.